Politique de confidentialité et protection des renseignements personnels
Le Facteur Humain | Développement organisationnel
Dernière mise à jour : 1er octobre 2026
Cette politique est conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25 — Québec), à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE — fédérale) et aux obligations déontologiques de l’IMAQ.
1. Identification du responsable
Le Facteur Humain Développement organisationnel inc. (ci-après « la Société » ou « Le Facteur Humain » ou « LFH ») est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle collecte, utilise, conserve et communique dans le cadre de ses activités.
| Responsable désigné·e | Catherine Zekri, Présidente et fondatrice, Le Facteur Humain |
| Courriel | catherine.zekri@gmail.com |
| Adresse | 30-1120, avenue Bernard, Montréal (Québec) H2V 1V3 |
| Site web | facteurh.ca |
2. Champ d’application
La présente politique s’applique à toutes les personnes dont la Société collecte des renseignements personnels, notamment :
- Les clients organisationnels et leurs représentants
- Les participants aux mandats, ateliers, formations, médiations et autres formes de gestion des différends et diagnostics
- Les visiteurs du site web facteurh.ca
- Les prospects et contacts d’affaires
- Les fournisseurs, collaborateurs et sous-traitants
- Les candidats ou employés à des postes au sein de la Société ou de clients de la Société
Elle couvre tous les supports — papier, numérique, courriel, formulaires web, outils de visioconférence et toute autre modalité de collecte.
3. Renseignements collectés
3.1 Clients organisationnels et représentants
Dans le cadre des mandats de conseil, de développement organisationnel et de facilitation :
- Nom, titre, coordonnées professionnelles (courriel, téléphone)
- Nom et coordonnées de l’organisation cliente
- Informations nécessaires à la facturation et à la gestion contractuelle
- Documents et informations partagés dans le cadre du mandat
- Échanges de correspondance professionnelle
- Informations relatives au contexte organisationnel partagées volontairement
3.2 Participants aux mandats, ateliers et formations
Dans le cadre de diagnostics de climat, ateliers, formations, kaizen et tables de concertation ou activités connexes :
- Nom et titre (si fournis volontairement)
- Réponses à des sondages ou questionnaires diagnostics
- Observations et commentaires recueillis en atelier ou en entretien
- Informations partagées dans le cadre d’exercices de facilitation
Note : Les participants aux diagnostics peuvent répondre de façon anonyme lorsque la méthodologie le permet. Les résultats sont toujours présentés de façon agrégée au client organisationnel, sauf consentement contraire.
3.3 Parties aux médiations
Dans le cadre des mandats de médiation accréditée IMAQ, incluant toute autre forme de prévention ou de résolution de différends (PRD) :
- Nom, coordonnées et informations d’identification des parties
- Convention de médiation ou PRD et son contenu
- Nature du différend et informations partagées en séance
- Documents soumis dans le cadre du processus
- Accords conclus et compte-rendu de médiation
Les informations partagées en médiation sont strictement confidentielles et protégées par le secret professionnel de la médiatrice ou du médiateur accrédité, conformément au Code de déontologie de l’IMAQ. Les modalités complètes de confidentialité, incluant les exceptions prévues par la loi et la déontologie, sont précisées dans la convention de médiation signée par les parties.
3.4 Visiteurs du site web
Lors de la visite du site facteurh.ca :
- Données de navigation (pages visitées, durée, provenance)
- Adresse IP et type de navigateur
- Informations soumises via les formulaires de contact
- Données de témoins de connexion (cookies) — voir article 8
3.5 Prospects et contacts d’affaires
Dans le cadre du développement des affaires :
- Nom, titre, organisation et coordonnées professionnelles
- Informations partagées lors d’événements professionnels ou de rencontres
- Échanges préalables à un mandat
3.6 Fournisseurs et sous-traitants
- Nom, coordonnées et informations contractuelles
- Informations nécessaires au paiement
- Documents relatifs aux mandats de sous-traitance
4. Finalités de la collecte
La Société collecte des renseignements personnels uniquement pour des finalités déterminées, explicites et légitimes :
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Prestation des services professionnels et exécution des mandats | Exécution du contrat |
| Facturation et gestion financière | Obligation légale / exécution du contrat |
| Communication avec les clients et participants | Intérêt légitime / consentement |
| Amélioration des services et méthodologies | Intérêt légitime (données anonymisées) |
| Envoi d’infolettres et communications marketing | Consentement explicite |
| Respect des obligations légales et déontologiques | Obligation légale |
| Gestion des plaintes et litiges | Intérêt légitime / obligation légale |
| Recrutement | Consentement / intérêt légitime |
5. Principes de collecte
- Minimisation : seuls les renseignements nécessaires aux finalités déclarées sont collectés
- Consentement : la collecte est fondée sur le consentement libre, éclairé et explicite, sauf exception légale
- Transparence : les personnes sont informées de la collecte au moment où elle s’effectue
- Exactitude : la Société prend des mesures raisonnables pour maintenir l’exactitude des renseignements
- Limitation : les renseignements ne sont pas utilisés à des fins incompatibles avec les finalités déclarées
6. Conservation et hébergement des données
6.1 Lieu d’hébergement
La Société s’engage à héberger les renseignements personnels en sol québécois ou canadien, conformément aux exigences de la Loi 25.
6.2 Durées de conservation
| Type de renseignements | Durée de conservation | Justification |
|---|---|---|
| Dossiers de mandats clients | 7 ans après la fin du mandat | Obligation fiscale et légale |
| Dossiers de médiation et autres activités de PRD | 7 ans après la clôture | Déontologie IMAQ / délai de prescription |
| Données de facturation | 7 ans | Loi sur les impôts / ARC |
| Données de navigation web | 13 mois maximum | Loi 25 — cookies |
| Formulaires de contact | 2 ans en l’absence de mandat | Intérêt légitime |
| Données de recrutement | 2 ans après la décision | Droit du travail |
| Listes d’envoi marketing | Jusqu’au retrait du consentement | Consentement |
6.3 Destruction
À l’expiration des délais de conservation, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire — déchiquetage pour les documents papier, suppression définitive certifiée pour les fichiers numériques.
7. Communication à des tiers
La Société ne vend, ne loue ni ne partage les renseignements personnels à des fins commerciales. Elle peut les communiquer uniquement dans les cas suivants :
- Avec le consentement explicite de la personne concernée
- À des sous-traitants liés par des obligations contractuelles de confidentialité équivalentes
- À des professionnels tenus au secret professionnel (comptable, avocat)
- Sur ordonnance d’un tribunal ou en vertu d’une obligation légale
- Pour prévenir un risque sérieux pour la vie ou la sécurité d’une personne
Tout sous-traitant ou prestataire ayant accès à des renseignements personnels est tenu de signer un accord de confidentialité et de se conformer aux exigences de la présente politique.
8. Témoins de connexion (cookies) et site web
Le site facteurh.ca peut utiliser des témoins de connexion (cookies) aux fins suivantes :
- Cookies essentiels — nécessaires au fonctionnement du site (session, sécurité)
- Cookies analytiques — mesure d’audience anonymisée pour améliorer le site
- Cookies de préférences — mémorisation des choix de l’utilisateur
L’utilisateur est informé de l’utilisation des cookies dès sa première visite et peut gérer ses préférences via le bandeau de consentement. Les cookies non essentiels ne sont déposés qu’avec le consentement de l’utilisateur.
9. Sécurité des renseignements
La Société met en place des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques proportionnelles à la sensibilité des renseignements, incluant le chiffrement des données en transit, un accès limité selon le principe du moindre privilège, des sauvegardes régulières et sécurisées, ainsi que des accords de confidentialité avec toute personne ayant accès aux données.
10. Incidents de confidentialité
En cas d’incident de confidentialité (accès, utilisation, communication, perte ou vol non autorisé de renseignements personnels), la Société évalue les risques de préjudice sérieux, notifie la Commission d’accès à l’information (CAI) dans les 72 heures lorsque ce risque est établi, avise les personnes concernées dans les meilleurs délais, et prend les mesures correctives nécessaires pour prévenir la récurrence.
11. Droits des personnes concernées
Conformément à la Loi 25, toute personne dont la Société détient des renseignements personnels dispose des droits suivants :
| Droit | Description |
|---|---|
| Accès | Obtenir la communication des renseignements détenus à son sujet |
| Rectification | Faire corriger des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques |
| Retrait du consentement | Retirer son consentement à toute utilisation non essentielle |
| Désindexation | Demander la cessation de diffusion ou la désindexation (si applicable) |
| Portabilité | Recevoir ses renseignements dans un format technologique structuré |
| Plainte | Déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec |
Pour exercer ces droits, adresser une demande écrite au responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse indiquée à l’article 1. La Société répond dans un délai de 30 jours.
12. Spécificités — contexte de médiation
Les mandats de médiation et autres processus de PRD sont encadrés par des règles de confidentialité renforcées, prévues au Code civil du Québec et au Code de déontologie de l’IMAQ, et détaillées dans la convention de médiation signée par les parties. Cette confidentialité ne fait toutefois pas obstacle à l’obligation légale de la médiatrice ou du médiateur de signaler une situation de danger pour une personne.
13. Communications marketing et infolettres
La Société peut envoyer des communications à caractère informatif ou promotionnel uniquement aux personnes ayant donné leur consentement explicite. Chaque communication inclut l’identification claire de l’expéditeur, un mécanisme de désabonnement simple et fonctionnel, et l’adresse de contact de la Société. Le désabonnement est traité dans un délai de 10 jours ouvrables.
14. Mise à jour de la politique
La présente politique est révisée annuellement ou lors de tout changement législatif, technologique ou opérationnel significatif. En cas de modification substantielle, les personnes concernées en sont informées par courriel ou par avis sur le site web, avec un préavis raisonnable. La version en vigueur est toujours accessible sur le site facteurh.ca.
15. Contact et plaintes
Pour toute question, demande d’accès ou plainte relative à la protection des renseignements personnels :
Responsable de la protection des renseignements personnels
Catherine Zekri, Présidente et fondatrice
Le Facteur Humain, Développement organisationnel inc.
30-1120, avenue Bernard, Montréal (Québec) H2V 1V3
catherine.zekri@facteurh.ca
Si la réponse de la Société ne vous satisfait pas, vous pouvez déposer une plainte auprès de la :
Commission d’accès à l’information du Québec (CAI)
www.cai.gouv.qc.ca | 1 888 528-7741
Office of the Privacy Commissioner of Canada (OPC)
www.priv.gc.ca | 1 800 282-1376